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Produtividade

5 maneiras de aumentar sua produtividade com a Monday.com

Willem Dewulf
21 Feb
2024
5
leitura mínima

Quando você tem cinco tarefas pendentes até o final do dia, três reuniões para participar e quatro chamadas de acompanhamento para fazer, é fácil confundir seus pensamentos. Mantendo o controle de suas tarefas e deveres sem uma maneira de se manter organizado, a qualidade do seu trabalho pode começar a diminuir. Uma das melhores maneiras de adicionar ordem à sua lista de tarefas é com um aplicativo de gerenciamento de trabalho como o Monday.com.

Abaixo, destacaremos alguns dos melhores recursos da Monday.com e ajudaremos você a ver como usá-los para facilitar sua agenda diária. Ao otimizar suas tarefas, você conseguirá realizar mais em menos tempo, liberando momentos valiosos para as coisas que realmente importam.

O que é Monday.com?

A Monday.com é uma ferramenta de gerenciamento de trabalho baseada em nuvem que conecta virtualmente os membros da equipe e fornece uma plataforma flexível para todos os tipos de trabalho. Projetado para aumentar a produtividade e promover a colaboração, ele oferece maneiras de delegar e monitorar responsabilidades para equipes e empresas de todos os tamanhos.

Sua interface amigável e modelos personalizáveis, como quadros Kanban e gráficos de Gantt, o tornam uma escolha popular para o gerenciamento simplificado de projetos. Essa plataforma é ideal para grupos que desejam organizar seu trabalho, acompanhar o progresso e colaborar com mais eficiência em um espaço centralizado.

1. Simplificando o fluxo de trabalho com automação

A automação em plataformas como a Monday.com permite a substituição de tarefas manuais e repetitivas por processos automatizados. Essa mudança economiza tempo e minimiza a chance de erro humano. Por exemplo, quando o status de uma tarefa é atualizado, uma notificação pode ser enviada aos membros relevantes da equipe. Com isso, todos são avisados instantaneamente sobre as atualizações do projeto, diminuindo a frequência dos acompanhamentos manuais.

A automação permite a execução uniforme de tarefas rotineiras. Essa consistência ajuda a manter um fluxo contínuo de operações e mantém os membros da equipe focados em suas principais responsabilidades. A Monday.com facilita um melhor gerenciamento de recursos. Ele promove a alocação de tarefas com base na disponibilidade ou experiência dos membros da equipe, levando a uma distribuição de carga de trabalho mais equilibrada e a uma função de trabalho mais simplificada e livre de erros.

2. Aprimorando a colaboração com recursos de gerenciamento de equipes

Os recursos de gerenciamento de equipes da Monday.com foram projetados para promover um ambiente colaborativo, facilitando o trabalho em conjunto de forma eficiente, independentemente de sua localização. Uma característica importante é a capacidade de comunicação em tempo real. Isso permite que os membros da equipe discutam projetos, compartilhem atualizações e resolvam problemas diretamente na plataforma. Isso elimina a necessidade de longas conversas de e-mail ou aplicativos externos de mensagens, mantendo toda a comunicação centralizada e acessível.

Ter um espaço de trabalho compartilhado onde os membros da equipe possam visualizar, editar e gerenciar tarefas coletivamente mantém a transparência. Isso mantém todos na mesma página e ajuda os gerentes ou líderes de tarefas a monitorar o status de cada projeto. Da mesma forma, os líderes de equipe podem atribuir tarefas a membros específicos e acompanhar o progresso para garantir a responsabilidade e distribuir uniformemente a carga de trabalho.

Esses recursos colaborativos aprimoram o trabalho em equipe e contribuem para um ambiente de trabalho mais organizado e produtivo. Ao fornecer ferramentas que facilitam a comunicação e o compartilhamento de recursos, a Monday.com pode melhorar a eficiência geral das equipes.

3. Espaços de trabalho personalizáveis para eficiência personalizada

Espaços de trabalho personalizáveis permitem que as empresas adaptem seus quadros on-line às suas necessidades específicas. Essa individualização se estende por toda a plataforma, incluindo quadros de projetos, fluxos de trabalho e painéis.

Por exemplo, uma equipe de marketing pode personalizar seu quadro para acompanhar o progresso da campanha com colunas para estágios, orçamentos e prazos da campanha. No entanto, uma equipe de desenvolvimento de software pode configurar um quadro que acompanhe seus ciclos de sprint com colunas para planejamento, desenvolvimento, teste e implantação de sprints.

Como a personalização leva tempo que as empresas geralmente não têm, a Monday.com oferece uma grande variedade de modelos, como um modelo de planejamento de conteúdo para equipes editoriais ou um modelo de roteiro de projeto para gerentes de projeto. Eles podem ser ainda mais personalizados para atender aos requisitos específicos do projeto. A capacidade de ajustar esses elementos significa que cada equipe, independentemente do tamanho ou da complexidade de seus projetos, pode configurar um espaço de trabalho que se alinhe perfeitamente aos seus requisitos operacionais.

4. Integração com outras ferramentas

A integração de aplicativos de gerenciamento com outras ferramentas e serviços populares permite a sincronização perfeita e o compartilhamento de dados em diferentes plataformas, garantindo que os usuários possam manter um fluxo de trabalho coeso sem alternar constantemente entre os aplicativos. A Monday.com se integra a ferramentas de comunicação comuns, como Slack e Microsoft Teams, tornando a colaboração em grupo mais simplificada. Ele também se conecta a serviços de armazenamento em nuvem, como Google Drive e Dropbox, simplificando o compartilhamento e o acesso a arquivos.

Essas integrações economizam tempo e reduzem a possibilidade de erros na transferência manual de dados entre sistemas. Eles permitem um fluxo de trabalho mais eficiente, em que as atualizações de informações em uma plataforma são automaticamente refletidas em outras.

5. Dados de rastreamento e geração de relatórios

Embora muitos aplicativos de gerenciamento de negócios ofereçam recursos de análise de dados, nem todos se somam aos insights que a Monday.com pode oferecer. Algumas das ferramentas de análise específicas usadas na Monday.com incluem:

  • Widget de visão geral: Acompanhe o status de todos os projetos com base no número de tarefas restantes. O widget mostra visualmente se os projetos estão em andamento, concluídos ou em risco, exibindo uma barra de progresso fácil de entender ao lado de cada tarefa.
  • Visualização do Performance Insights: Esse recurso monitora quanto tempo os itens foram gastos em status ou fases específicos, oferecendo dados valiosos sobre as tarefas da equipe e a progressão do projeto. É semelhante à Visão geral, mas mais específico aos prazos.
  • Pesquise tudo: Assim como a função “Localizar” em documentos, a ferramenta Pesquisar tudo permite que você encontre qualquer palavra-chave no seu quadro da Monday.com. Digamos que você precise encontrar seus projetos atribuídos - basta pesquisar seu nome. Como alternativa, experimente a palavra “Preso” para localizar as tarefas que demoram mais do que o esperado para serem concluídas.
  • Nuvem de palavras: Essa ferramenta de visualização transforma dados textuais em insights mais significativos, destacando os principais termos de uma forma visualmente impactante. Ele informa quais termos-chave são mais mencionados em sua área.

Há dezenas de ferramentas adicionais na Monday.com para analisar o desempenho dos negócios. Cada um deles leva a decisões mais informadas e processos simplificados, aprimorando o gerenciamento e a produtividade do fluxo de trabalho.

Liberando a produtividade e a colaboração com a Monday.com

Quando você quiser adicionar um pouco ou muito mais de ordem ao fluxo de trabalho da sua empresa, a Monday.com pode ser sua ferramenta. Sua série de recursos pode ajudar a aprimorar a colaboração em equipe e aumentar a produtividade geral.

Ao usar o Monday.com, embora seja baseado na nuvem, não deixe que uma perda inesperada de dados atrapalhe o progresso de sua equipe. Para proteger seu trabalho, considere a segurança adicional e a tranquilidade com o Pro Backup. Dessa forma, todo o seu conteúdo e informações confidenciais estão seguros e podem ser recuperados, não importa o que aconteça.

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