Blog
Productividad

5 maneras de aumentar tu productividad con Monday.com

__wf_reserved_heredar
Willem Dewulf
21 Feb
2024
5
lectura mínima
__wf_reserved_heredar

Cuando tienes cinco tareas pendientes antes del final del día, tres reuniones a las que asistir y cuatro llamadas de seguimiento que hacer, es fácil que tus ideas se confundan. Si te mantienes al tanto de tus tareas y deberes sin tener una forma de mantenerte organizado, la calidad de tu trabajo puede empezar a deteriorarse. Una de las mejores maneras de poner orden en tu lista de tareas pendientes es con una aplicación de gestión del trabajo como Monday.com.

A continuación, destacaremos algunas de las mejores funciones de Monday.com y te ayudaremos a ver cómo utilizarlas para facilitar tu agenda diaria. Si optimizas tus tareas, lograrás más en menos tiempo, lo que te permitirá dedicar momentos valiosos a las cosas que realmente importan.

¿Qué es Monday.com?

Monday.com es una herramienta de gestión del trabajo basada en la nube que conecta virtualmente a los miembros del equipo y proporciona una plataforma flexible para todo tipo de trabajo. Diseñada para aumentar la productividad y fomentar la colaboración, ofrece formas de delegar y controlar las responsabilidades de equipos y empresas de todos los tamaños.

Su interfaz fácil de usar y sus plantillas personalizables, como los tableros Kanban y los diagramas de Gantt, lo convierten en una opción popular para una gestión de proyectos optimizada. Esta plataforma es la mejor para los grupos que buscan organizar su trabajo, hacer un seguimiento del progreso y colaborar de manera más eficiente en un espacio centralizado.

1. Optimización del flujo de trabajo con la automatización

La automatización en plataformas como Monday.com permite reemplazar las tareas manuales y repetitivas por procesos automatizados. Este cambio ahorra tiempo y minimiza la posibilidad de errores humanos. Por ejemplo, cuando se actualiza el estado de una tarea, se puede enviar una notificación a los miembros pertinentes del equipo. De este modo, todo el mundo recibe al instante información sobre las actualizaciones del proyecto, lo que reduce la frecuencia de los seguimientos manuales.

La automatización permite la ejecución uniforme de las tareas rutinarias. Esta coherencia ayuda a mantener un flujo fluido de operaciones y mantiene a los miembros del equipo concentrados en sus responsabilidades principales. Monday.com facilita una mejor administración de los recursos. Promueve la asignación de tareas en función de la disponibilidad o la experiencia de los miembros del equipo, lo que conduce a una distribución más equilibrada de la carga de trabajo y a una función de trabajo más ágil y libre de errores.

2. Mejora de la colaboración con funciones de gestión de equipos

Las funciones de administración de equipos de Monday.com están diseñadas para fomentar un entorno colaborativo, lo que facilita que los equipos trabajen juntos de manera eficiente, independientemente de su ubicación. Una característica importante es la capacidad de comunicación en tiempo real. Esto permite a los miembros del equipo discutir proyectos, compartir actualizaciones y resolver problemas directamente desde la plataforma. De este modo, se elimina la necesidad de utilizar largas cadenas de correo electrónico o aplicaciones de mensajería externas, y todas las comunicaciones se mantienen centralizadas y accesibles.

Disponer de un espacio de trabajo compartido en el que los miembros del equipo puedan ver, editar y gestionar las tareas de forma colectiva contribuye a mantener la transparencia. Esto mantiene a todos informados y ayuda a los gerentes o líderes de tareas a supervisar el estado de cada proyecto. Del mismo modo, los líderes de equipo pueden asignar tareas a miembros específicos y hacer un seguimiento del progreso para garantizar la responsabilidad y distribuir la carga de trabajo de manera uniforme.

Estas funciones de colaboración mejoran el trabajo en equipo y contribuyen a un entorno de trabajo más organizado y productivo. Al proporcionar herramientas que facilitan la comunicación y el intercambio de recursos, Monday.com puede mejorar la eficiencia general de los equipos.

3. Espacios de trabajo personalizables para una eficiencia personalizada

Los espacios de trabajo personalizables permiten a las empresas adaptar sus tableros en línea a sus necesidades específicas. Esta individualización se extiende a toda la plataforma, incluidos los tableros de proyectos, los flujos de trabajo y los paneles.

Por ejemplo, un equipo de marketing puede personalizar su tablero para hacer un seguimiento del progreso de la campaña con columnas para las etapas, los presupuestos y los plazos de la campaña. Sin embargo, un equipo de desarrollo de software puede configurar un tablero que siga sus ciclos de sprints con columnas para la planificación, el desarrollo, las pruebas y la implementación de los sprints.

Como la personalización lleva un tiempo del que las empresas no suelen disponer, Monday.com ofrece una amplia variedad de plantillas, como una plantilla de planificación de contenido para los equipos editoriales o una plantilla de hoja de ruta de proyectos para los directores de proyectos. Estas se pueden adaptar aún más para cumplir con los requisitos específicos del proyecto. La capacidad de ajustar estos elementos significa que cada equipo, independientemente de su tamaño o la complejidad de sus proyectos, puede configurar un espacio de trabajo que se alinee perfectamente con sus requisitos operativos.

4. Integración con otras herramientas

La integración de las aplicaciones de administración con otras herramientas y servicios populares permite una sincronización y un intercambio de datos sin interrupciones en diferentes plataformas, lo que garantiza que los usuarios puedan mantener un flujo de trabajo coherente sin tener que cambiar constantemente de una aplicación a otra. Monday.com se integra con herramientas de comunicación comunes, como Slack y Microsoft Teams, lo que agiliza la colaboración en grupo. También se conecta con los servicios de almacenamiento en la nube, como Google Drive y Dropbox, lo que simplifica el acceso y el intercambio de archivos.

Estas integraciones ahorran tiempo y reducen la posibilidad de errores al transferir datos manualmente entre sistemas. Permiten un flujo de trabajo más eficiente, en el que las actualizaciones de la información en una plataforma se reflejan automáticamente en las demás.

5. Datos de seguimiento e informes

Si bien muchas aplicaciones de gestión empresarial ofrecen funciones de análisis de datos, no todas se corresponden con la información que Monday.com puede ofrecer. Algunas de las herramientas de análisis específicas que se utilizan en Monday.com incluyen:

  • Widget de descripción general: Sigue el estado de todos los proyectos en función del número de tareas restantes. El widget muestra visualmente si los proyectos van por buen camino, se han completado o están en riesgo al mostrar una barra de progreso fácil de entender junto a cada tarea.
  • Vista de información sobre el rendimiento: Esta función registra cuánto tiempo se han gastado los artículos en estados o fases específicos, y ofrece datos valiosos sobre las tareas del equipo y el progreso del proyecto. Es similar a la descripción general, pero es más específica en función de los plazos.
  • Busca todo: Al igual que la función «Buscar» de los documentos, la herramienta Buscar todo te permite encontrar cualquier palabra clave en tu tablero de Monday.com. Supongamos que necesitas encontrar los proyectos que tienes asignados, solo tienes que buscar tu nombre. También puedes usar la palabra «Atascado» para localizar las tareas que tardan más de lo esperado en completarse.
  • Nube de palabras: Esta herramienta de visualización convierte los datos textuales en información más significativa, destacando los términos clave de una manera visualmente impactante. Le indica qué términos clave se mencionan con más frecuencia en todos los ámbitos.

Hay docenas de herramientas adicionales en Monday.com para analizar el desempeño empresarial. Cada una de ellas conduce a decisiones más informadas y a procesos simplificados al mejorar la gestión del flujo de trabajo y la productividad.

Libere la productividad y la colaboración con Monday.com

Cuando quieras añadir un poco (o mucho) más de orden al flujo de trabajo de tu empresa, Monday.com puede ser tu herramienta. Su gran cantidad de funciones pueden ayudar a mejorar la colaboración en equipo y aumentar la productividad general.

Cuando utilices Monday.com, aunque esté basado en la nube, no permitas que la pérdida inesperada de datos obstaculice el progreso de tu equipo. Para proteger tu trabajo, ten en cuenta la seguridad y la tranquilidad adicionales que ofrece Pro Backup. De esta forma, todo tu contenido e información confidencial están seguros y se pueden recuperar, pase lo que pase.

Comparte este post

¿Estás listo para empezar?

Crea tu cuenta en segundos y comienza a hacer respaldos de seguridad de tus aplicaciones SaaS.

Planes

Encuentra el plan que se adapte mejor a tus necesidades.

¿Tienes preguntas?

Revisa nuestro centro de ayuda y obtén una respuesta rápida a tus preguntas.